Qu'est-ce qu'un contact marketing dans HubSpot ?
Lorsque vous souscrivez au Marketing Hub, vous possédez un nombre maximum de contact marketing par défaut, définit en fonction du niveau de votre hub marketing. Ce nombre représente le volume de contacts que vous pouvez inclure dans vos actions de communication marketing.
Tous les autres contacts stockés dans votre CRM, ceux avec lesquels vous n'avez pas l'intention de communiquer via des outils marketing, doivent être définis comme contacts non marketing. Ils ne sont pas facturés et ne peuvent pas recevoir vos communications. Par défaut, si un contact n'est pas défini en "contact marketing", il est automatiquement définis en "contact non marketing".
Dans le secteur éducatif, cette distinction est particulièrement importante : un établissement gère souvent de nombreux contacts aux profils très différents (prospects, candidats, étudiants, alumni). Au-delà de cet exemple, il est possible de paramétrer une multitude d'autres règles sur mesure pour automatiser la définition de vos contacts marketing, comme nous allons le détailler juste après.
Point de facturation à retenir
Dès qu'un contact bascule au statut "marketing", il est immédiatement comptabilisé dans votre quota. Inversement, le retrait de ce statut n'est effectif qu'à la fin du mois de facturation. HubSpot vous affiche en temps réel une projection prévisionnelle des contacts qui seront décomptés au prochain renouvellement.
Comment attribuer le statut de contact marketing ?
Par défaut, un contact créé dans HubSpot n'est pas un contact marketing. Le statut s'attribue de plusieurs façons, selon vos processus internes et vos stratégies. Voici différentes manières d'attribuer ce statut à vos contacts.
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Via un formulaire marketing : Dès qu'un contact soumet un formulaire, il bascule automatiquement dans ce statut (à définir dans les paramètres lors de la création du formulaire). Cette action est indispensable si vous envoyez des emails de suivi.
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Via le chatbot : Lorsqu'un visiteur interagit avec votre chatbot et que ses coordonnées sont identifiées, il peut être automatiquement qualifié comme contact marketing.
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Via un import de contacts : Lors d'un import en masse, vous pouvez choisir d'attribuer le statut marketing à l'ensemble du fichier importé.
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Via un workflow automatisé : La méthode la plus puissante : créer des automatisations qui attribuent ou retirent le statut marketing selon des critères précis (score, programme d'intérêt, comportement, cycle de vie…).
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En masse via une liste ou une vue filtrée : Depuis une vue avec des filtres actifs, vous pouvez sélectionner tous les contacts correspondants et modifier leur statut en quelques clics. Très pratique pour des opérations ponctuelles de nettoyage ou de qualification.
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Via l'API HubSpot : Pour les équipes techniques, l'API permet d'automatiser la gestion du statut dans le cadre d'intégrations avec d'autres systèmes (SIS, ERP, portail candidats…).
Comment éviter de dépasser son seuil de contact marketing ?
HubSpot met à votre disposition plusieurs mécanismes natifs pour suivre précisément l’évolution de vos contacts marketing et anticiper tout risque de dépassement de quota. Voici une vue détaillée de ces dispositifs.
La gestion des contacts marketing dans hubspot se fait dans la partie "comptes et facturation". Accessible depuis les paramètres de votre portail, cette section offre une vue consolidée de votre consommation : graphique d'évolution, tableau du nombre de contacts marketing actifs, et projection prévisionnelle du nombre de contacts qui basculera en "non marketing" à la fin du mois en cours.
Les alertes natives de HubSpot
HubSpot envoie des notifications automatiques lorsque vous atteignez 75 %, 90 %, 98 % et 100 % de votre quota. Il est également possible de configurer HubSpot pour bloquer les dépassements plutôt que de les autoriser et de les facturer a posteriori.
Créer une liste de surveillance personnalisée
Une approche complémentaire consiste à créer une liste dynamique segmentée sur le critère "Statut de contact : contact marketing". En activant les notifications de variation sur cette liste, vous bénéficiez d'une double sécurité :
- Alerte de volume inhabituel : Vous êtes immédiatement prévenu si le nombre de contacts augmente de façon anormale sur une courte période (ex: erreur d'import ou pic d'inscriptions).
- Suivi des seuils critiques : Vous pouvez paramétrer des alertes spécifiques pour être averti dès que la liste atteint un volume prédéfini, vous permettant d'anticiper un changement de palier de facturation ou l'atteinte de votre limite de contacts.
Exemple concret
Votre quota est de 30 000 contacts marketing. Vous créez une liste filtrée sur ce statut et activez une notification lorsque la liste atteint 28 000 contacts. Vous disposez ainsi d'une marge de 2 000 contacts pour agir avant tout dépassement.
Restreindre les droits de modification
Enfin, pensez à limiter dans les droits utilisateurs la capacité à modifier le statut "contact marketing". En réservant cette action à un profil administrateur ou marketing senior, vous réduisez le risque d'attributions non maîtrisées, notamment lors d'imports ou de manipulations manuelles.
Comment optimiser ses contacts marketing ?
La gestion de vos contacts marketing ne consiste pas uniquement à suivre les indicateurs fournis par HubSpot. Elle repose avant tout sur une stratégie claire de définition de ce statut et sur un travail de fond régulier. Voici cinq leviers majeurs sur lesquels vous appuyer.
Automatiser le retrait du statut marketing : Créez des workflows qui retirent automatiquement le statut marketing aux contacts qui n'ont plus lieu d'être dans vos communications : adresses invalides (bounce définitif, messagerie pleine, contenu spam), emails jetables, ou contacts tests.
Maintenir la qualité des données : Les doublons sont une source fréquente de gonflement artificiel du quota. Un audit régulier — mensuel ou trimestriel — permet de les identifier et de les fusionner, évitant de payer deux fois pour la même personne.
Définir des règles d'attribution claires : Formalisez les critères qui déclenchent l'attribution du statut marketing : score minimum, type de programme d'intérêt, étape du cycle de vie, source d'acquisition. Nous vous conseillons de documenter ces règles et de les partager avec toutes les équipes qui touchent au CRM.
Appliquer des règles de retrait basées sur l'engagement et la conformité RGPD : Dans le cas où un contact qui n'a pas ouvert un email depuis 18 mois, n'a pas eu d'activité commerciale récente, ou dont la candidature a été définitivement refusée n'a plus de raison d'occuper une place dans votre quota. Ces exemples de règles de désengagement doivent être définies en lien avec votre DPO ou service juridique, qui fixe les durées de conservation applicables. La suppression régulière des contacts obsolètes, dans le respect de ces règles, contribue directement à l'assainissement de votre quota.
Vous savez désormais comment optimiser vos contacts marketing dans HubSpot mais si vous avez encore des questions, vous pouvez contacter l'équipe Exaduo ou remplir le formulaire ci dessous :
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