Peut-être avez-vous déjà entendu parler d’outils de gestion de signatures de mail. Ceux-ci permettent d’appliquer automatiquement une signature personnalisée et/ou une bannière à l’ensemble des mails envoyés par les membres d’une même organisation.
Leur usage est de plus en plus courant au sein des entreprises, mais aussi des collectivités et des écoles supérieures, des universités, et même des lycées et des collèges. C’est le cas par exemple de l’EM Normandie, de l’IESEG… Nous en décryptons les raisons au travers de la solution de notre partenaire technologique, Letsignit.
1. Partager des informations clés sur vos interlocuteurs.trices
Il s’agit de la raison la plus évidente, mais il ne faut pas la négliger pour autant !
Au sein d’un établissement d’enseignement, le nombre d’utilisateurs.rices et d’informations essentielles les concernant est conséquent. Étudiant.es, alumni, enseignant.es, corps professoral, personnel administratif ; autant de groupes qui présentent chacun leurs spécificités. À quelle classe appartient cet.te étudiant.e ? Quelle est la promotion de cet.te alumni ? Sur quel campus est situé ce membre de l’administration ?
Si vous disposez de la solution Letsignit, celle-ci présente l’avantage de se synchroniser avec votre annuaire Active Directory. Ainsi, vous pouvez segmenter votre population selon son rôle dans l’organisation et créer des groupes mis à jour automatiquement au fur et à mesure du départ et des arrivées de vos collègues et étudiant.es. Pour chacun, vous choisissez des attributs à afficher dans leur signature, simplifiant alors leur identification et la fluidité des échanges.
2. Gérer votre image de marque
Les établissements éducatifs recourent désormais de plus en plus au marketing et soignent leur image pour développer leur attractivité auprès des apprenant.es et montrer leur sérieux auprès de partenaires internationaux et d’entreprises.
À cet effet, et compte tenu du nombre conséquent d’utilisateurs.trices au sein des établissements scolaires, communiquer et veiller à l’application d’une stratégie de signature de mail peut être un vrai challenge. L’utilisation d’un outil dédié permet de centraliser la gestion des signatures de l’ensemble des membres de l’organisation et d’en harmoniser l’image de marque.
Pour les groupes d’écoles ou les établissements dont l’identité visuelle diffère selon le campus, Letsignit permet également de gérer plusieurs marques via une seule interface. Vous choisissez un modèle, le modifiez à votre guise dans l’éditeur prévu à cet effet, sélectionnez vos groupes d’utilisateurs.rices et c’est appliqué immédiatement !
3. Mener des campagnes non intrusives à moindre coût
On vient de l’évoquer, le marketing a fait son entrée dans les établissements d’enseignement. Il n’en reste pas moins qu’il ne s’agit pas là du cœur de l’activité de l’organisation. Pour mener des campagnes, la signature d’e-mail est donc un canal intéressant car il présente les avantages d’être à la fois non intrusif, efficace et peu coûteux.
En effet, compte tenu du nombre d’utilisateurs.rices de ce type d’organisation et du nombre d’e-mails envoyés chaque jour, vous avez toutes les chances que votre message atteigne votre cible, qu’il s’agisse de l’obtention d’une certification, des dates de votre prochaine journée portes ouvertes ou de la création d’un nouveau campus...
En ce sens, Letsignit vous permet d’ajouter des bannières à votre signature de mail, de programmer une ou plusieurs campagnes selon un ordre de priorité et des dates définis et d’en évaluer l’impact.
4. Développer l’employabilité des étudiant.es
De plus en plus d’établissements mettent à disposition de leurs apprenant.es des adresses e-mail au nom de domaine de leur établissement. Cela permet bien sûr de faciliter les échanges avec le personnel et le corps professoral au sein de l’école et d’octroyer l’accès à des ressources, mais pas seulement…
De plus en plus, ces adresses e-mails sont des outils précieux pour leurs prises de contact avec l’extérieur, en particulier dans le cadre d’une recherche de stage ou d’emploi ou même d’entrée en relation avec des professionnel.les pour un mémoire.
La signature d’e-mail participe alors à ce gage de sérieux, du fait de son esthétique professionnelle mais aussi des informations qu’elle peut inclure, comme les accréditations de l’établissement, ou sa place dans un classement reconnu.
Letsignit pourrait vous intéresser ? Notez que, bien que le coût des licences soit calculé selon le nombre d’utilisateurs.trices, une offre sur-mesure est proposée pour les organisations du secteur éducatif afin de leur permettre d’inclure les étudiant.es à l’usage de la solution.
Pour davantage de ressources sur le sujet, découvrez le témoignage de l’EM Normandie ou prenez rendez-vous avec nos experts Exaduo pour une démonstration.