D’abord créé pour faciliter l’adoption du cloud par le secteur de l’éduction, le programme Office 365 A1 a atteint ses limites. Désormais largement utilisé par les établissements scolaires, le stockage cloud ne peut plus, selon Microsoft, être utilisé inconsidérément. Avançant que l’utilité de plus de la moitié des données stockées n’est plus avérée, l’entreprise entend repenser leur fin de vie et ainsi éliminer un coût environnemental et de sécurité évitable.
En quoi consistent les nouvelles directives de Microsoft et quand seront-elles mises en place ?
Dès le 1er août 2024, les établissements souscripteurs d’Office 365 A1, l’offre gratuite de Microsoft, seront limités à un maximum de 100 TB de stockage par tenant et à 100 GB par utilisateur.trice. Les licences A3 et A5 offriront respectivement 50 et 100 GB supplémentaires par utilisateur.trice payant, qui pourront être mutualisés au sein de l’organisation.
Le programme Office 365 A1 Plus tirera définitivement sa révérence aussi le 1er août 2024. Au premier renouvellement de votre contrat postérieur à cette date, vous basculerez sur une offre gratuite Office 365. Attention cependant, dès le 1er février 2024, le stockage OneDrive des utilisateurs.trices d'Office 365 A1 Plus se verra limité à 100 GB par personne.
Si vous dépassez les 125% de capacité de stockage prévue par votre offre, vos fichiers seront placés en lecture seule sur SharePoint et OneDrive jusqu’à la résolution de la question. Aucun impact n’est en revanche à prévoir sur Exchange.
Mon organisation est-elle concernée par ces annonces ?
Pour faire court, si vous utilisez Office 365 Éducation, oui !
Plus largement, mettre en place une politique de fin de vie pour vos données est incontournable tant pour des questions de cybersécurité, que pour limiter votre impact environnemental et, demain, vos coûts.
Pour connaître votre volume de stockage utilisé actuellement et ainsi estimer l’impact de l’évolution de l’offre de Microsoft sur votre organisation, nous vous invitons à vous rendre sur admin.microsoft.com > Microsoft 365 Admin Center > Rapports de stockage.
Comment mettre mon organisation en conformité avec les nouvelles directives de Microsoft ?
Réduire votre stockage
Microsoft a mis plusieurs outils à disposition pour faciliter la gestion de votre stockage sur le centre d’administration Microsoft 365.
En plus de télécharger des rapports détaillés sur votre stockage OneDrive, SharePoint et Exchange, vous pourrez y identifier les utilisateurs.trices inactif.ves, les fichiers inutilisés et les propriétaires des contenus les plus lourds.
Pour vous guider dans cette étape, vous pouvez télécharger le guide proposé par Microsoft ici.
Mettre en place une politique de fin de vie des données
Afin de garder le contrôle sur votre volume de stockage, il est essentiel de définir certaines règles. Pour éviter toute surprise, vous pouvez définir un volume maximal de stockage pour votre organisation et pour vos groupes d’utilisateurs.trices depuis le centre d’administration Microsoft 365 > Reports > Storage > Manage storage. Suivez ce lien pour être guidé.e dans ces étapes.
À l’approche de la limite de stockage, des notifications seront envoyées. Si vous dépassez la limite fixée, vous aurez 30 jours pour remédier au problème. Après cela, vos fichiers seront placés en lecture seule jusqu’à la résolution de la question.
Comment faire si je ne peux pas réduire davantage mon volume de stockage ?
Combiner Office 365 A1 avec les suites Microsoft 365 A3 et A5
Chaque licence A3 et A5 vous amenant respectivement 50 et 100 GB supplémentaires par utilisateur.trice payant.e, vous avez la possibilité d’augmenter ce nombre de licences pour accroître la capacité de stockage globale de votre organisation.
Acheter des packs de stockage additionnel
Vendus par unité de 10 TB, ces packs sont commercialisés à partir d’environ 275 euros par mois.
Pour calculer votre capacité de stockage, il vous suffira donc d’appliquer la formule suivante : 100 TB (capacité de stockage de base de A1) + nombre de licences Office 365 A3 x 50 GB + nombre de licences Office 365 A5 x 100 GB + stockage additionnel
Ex : 100 TB par défaut (102 400 GB) + 500 licences A3 (50 000 GB) + 1 000 licences A5 (100 000 GB) + 30 packs de stockage additionnel x 10 TB (30 720 GB) = 283 120 GB
Passer à Azure Files, Azure Blob Storage ou AvePoint
Vous pouvez également envisager d’autres solutions de stockage comme Azure Files ou Azure Blob Storage.
Exaduo recommande également AvePoint pour migrer les données que vous souhaitez stocker vers un espace moins coûteux. Cette solution bénéficie d’une intégration à Microsoft 365 et vous permet de déplacer vos données volumineuses ou peu utilisées vers un stockage cloud au sein duquel vous pourrez restaurez vos contenus archivés à la demande.
Les experts d’Exaduo restent disponibles pour vous accompagner dans le choix de la combinaison la plus pertinente pour votre organisation.
Pour prendre rendez-vous avec un expert, cliquez sur ce lien.