La solution Teams a été massivement adoptée pour la communication et la collaboration dans les établissements sous l’effet de la pandémie et du travail à la maison. Comment dès lors aller encore plus loin dans les usages autour de la solution Microsoft en fournissant de nouveaux services intégrés ?

Microsoft a annoncé, le 25 janvier, que sa plateforme collaborative Teams avait désormais dépassé les 270 millions d'utilisateurs actifs mensuels. Un nombre en augmentation, comparé aux 250 millions cités par le géant du logiciel en juillet 2021. La solution est tout simplement devenue l’outil de communication et de collaboration incontournable des établissements d'enseignement aussi bien pour les cours en ligne que pour les réunions du personnel administratif.

Il est intéressant de noter également que nous ne sommes pas face à un usage éphémère de la solution dicté par l'enseignement à distance ou encore le télétravail. En effet, l'usage de la solution s'est pérennisé dans les usages quotidiens des utilisateurs malgré le retour sur les campus des étudiants, des enseignants et du personnel comme le montrent les taux de connexion qui augementent de jour en jour.      

Dès lors, la question qui se pose pour les DSI est de savoir comment capitaliser sur cette adoption massive de la solution Microsoft Teams ?

Les mises à jour de Microsoft Teams sont très nombreuses depuis le début des évènements sanitaires et sociaux récents. Microsoft mène actuellement une stratégie visant à ajouter des services et/ou permettre d'accéder aux informations des services tiers depuis Teams pour accentuer ce phénomène de centralisation des usages autour de la solution. L'éditeur propose depuis l'année dernière une panoplie de services comme Microsoft Viva par exemple permettant d'intégrer un intranet Sharepoint Online en "Home Page" de Teams, d’ajouter un centre de gestion de la connaissance ou encore de proposer un environnement de formation interne directement au sein de Teams.

il faut savoir que Microsoft propose depuis maintenant deux ans une solution très intéressante pour les établissements d'enseignement : un service de téléphonie porté par Microsoft et entièrement intégré dans la solution Teams. Nous vous proposons ci-dessous d'en découvrir les principales caractéristiques.

Comment fonctionne le service de téléphonie intégré à Microsoft Teams ?

En ajoutant le service de téléphonie à Teams, vos utilisateurs vont pouvoir appeler et recevoir des appels sur des numéros de téléphone (comme un service de téléphonie classique) mais avec l'intégration à l'outil Teams qui va leur permettre d'avoir en un seul et même endroit les chats, leurs espaces collaboratifs, leurs visioconférences et leurs appels téléphoniques.

Le service de téléphonie proposé par Microsoft dans Teams est très complet. Vous pourrez ainsi notamment retrouver les fonctionnalités suivantes :

• Emission / réception d'appels
• Réunions téléphoniques à plusieurs
• Standard automatique
• Messagerie vocale par mail avec transcription
• Files d’attente
• Serveurs vocaux interactifs
• Console d’administration

Toutes ces fonctionnalités sont configurables et paramétrables directement dans le portail Microsoft au sein d'une interface graphique. En tant que DSI, vous pourrez gérer les utilisateurs, définir des équipes, configurer les droits utilisateurs, paramétrer les règles de fonctionnement de la téléphonique ou encore suivre les statistiques d'usage de la solution.

Pour ceux qui le souhaitent, il faut également préciser que les constructeurs proposent tous une gamme de téléphones fixes compatibles avec Teams.

Comment mettre en place le service de téléphonie intégré à Microsoft Teams ?

Pour fournir la solution à vos utilisateurs, vous devrez acquérir des licences Microsoft Phone System pour vos utilisateurs (déjà incluses dans les licences M365 A5) ainsi que des forfaits de téléphonie. Deux forfaits sont disponibles : le forfait starter, conçu pour vos collaborateurs utilisant peu la téléphonie ou le forfait essentiel, parfait pour vos équipes ayant un usage plus fréquent. Il faut savoir que les minutes des utilisateurs bénéficiant d’une même famille de forfaits seront ensuite mutualisées dans un « pool » commun et comptabilisées mensuellement. A noter que les prix proposés par Microsoft sur les licences et les forfaits sont particulièrement intéressants et rendent la solution particulièrement intéressante financièrement versus les autres solutions de téléphonie du marché.

Sur l'aspect technique, la mise en place du service de téléphonie consiste à appliquer les licences et forfaits à vos utilisateurs, à demander le portage de vos numéros auprès de Microsoft (ou demander des nouveaux numéros si vous n'en aviez pas jusqu'alors) et enfin à appliquer votre paramétrage via la console d'administration.

Du point de vue des utilisateurs, bonne nouvelle : le changement est transparent dans le sens où à partir du moment où vous procéderez à la bascule ils recevront leurs appels dans l'application Teams qu'ils utilisent déjà.

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